Na een overlijden komt er veel op je af. Naast emoties en praktische zaken rond het afscheid, moet er van alles geregeld worden op juridisch en financieel vlak. Eén van de eerste vragen waar je mee te maken krijgt is of je een verklaring van erfrecht nodig hebt. Soms is het overduidelijk, soms zorgt het juist voor verwarring. Want wanneer moet je zo’n verklaring laten opstellen, hoe werkt dat precies, wat kost het en wie regelt het? In deze blog lees je precies wat een verklaring van erfrecht is, wanneer je die nodig hebt en hoe je er goed mee omgaat.
Wat is een verklaring van erfrecht en wanneer heb je die nodig?
Een verklaring van erfrecht is een officieel document dat wordt opgesteld door een notaris. Het document laat zien wie de erfgenamen zijn van een overleden persoon en wie bevoegd is om de zaken rondom de nalatenschap te regelen. Deze bevoegdheid is belangrijk voor banken, de Belastingdienst en andere instanties. Zij willen zekerheid over met wie ze mogen communiceren en wie mag tekenen namens de overledene.
De notaris checkt via het centraal testamentenregister of er een testament is opgesteld. Is dat het geval, dan wordt dit opgevraagd en meegenomen in de beoordeling. Soms staat daarin een executeur benoemd. In dat geval kan er ook een verklaring van executele worden afgegeven, waarmee deze persoon zelfstandig handelingen mag verrichten.
Een verklaring van erfrecht is vaak nodig wanneer:
- De bankrekeningen geblokkeerd zijn en moeten worden vrijgegeven
- Er een woning op naam van de overledene staat die verkocht of overgenomen moet worden
- Er meerdere erfgenamen zijn die samen beslissingen moeten nemen
- Instanties of notarissen vragen om een officieel document voor de afwikkeling
Toch is het niet altijd verplicht. In sommige gevallen, bijvoorbeeld als er één erfgenaam is en het om een beperkte nalatenschap gaat, volstaat een eenvoudige verklaring of bankformulier. Let wel op dat banken daar hun eigen regels voor hebben en in de praktijk toch vaak vragen om een verklaring van erfrecht, zeker als het om grotere bedragen of onroerend goed gaat.
Wie kan een verklaring van erfrecht aanvragen en hoe werkt dat precies?
Iedere erfgenaam mag het initiatief nemen om een verklaring van erfrecht aan te vragen. Dit gebeurt bij een notaris. De notaris onderzoekt dan de familiebanden, checkt het centraal testamentenregister en bekijkt of er bijzonderheden zijn in het testament. Vervolgens wordt bepaald wie de erfgenamen zijn en wie bevoegd is om namens de nalatenschap op te treden.
Bij de aanvraag heb je in ieder geval nodig:
- De overlijdensakte van de overledene
- De persoonsgegevens van alle erfgenamen
- Een kopie van het testament, als dat er is
- Soms ook aanvullende informatie zoals een overzicht van bezittingen
De duur van de aanvraag verschilt. In een eenvoudige situatie kan de verklaring binnen één of twee weken rond zijn. Maar bij onduidelijkheden, erfgenamen in het buitenland of meningsverschillen kan het weken tot maanden duren. De notaris is verplicht om zorgvuldig te werk te gaan en heeft tijd nodig om alles juridisch juist vast te leggen. Inmiddels kun je ook kiezen voor een online notaris. Deze manier werkt vaak sneller en kan volledig digitaal verlopen. Zeker bij een eenvoudige nalatenschap kan dit een handige optie zijn. Toch blijft het belangrijk om te checken of de online notaris echt erkend is, want alleen een officiële notaris mag dit soort verklaringen uitgeven.
Wat zijn de kosten en wie betaalt ze?
De kosten voor het opstellen van een verklaring van erfrecht verschillen per situatie en per notariskantoor. Gemiddeld kun je rekenen op een bedrag tussen de 200 en 600 euro. Bij een eenvoudige situatie zonder testament en met één erfgenaam ligt het tarief vaak aan de onderkant van die schaal. Wordt het ingewikkelder, bijvoorbeeld door een conflict of meerdere erfgenamen, dan kunnen de kosten flink oplopen.
Bij de notaris betaal je meestal een vast bedrag voor de verklaring zelf, maar aanvullende kosten kunnen komen door extra werk of spoedverzoeken. Daarom is het slim om vooraf te vragen om een duidelijke prijsopgave.
De betaling kan op verschillende manieren geregeld worden:
- Uit de nalatenschap zelf, dus vanuit de erfenis
- Door één erfgenaam die het voorschiet
- Of door gezamenlijke betaling van alle erfgenamen
Soms kun je de kosten meenemen in de erfbelastingaangifte. Dat betekent niet dat je het geld terugkrijgt, maar wel dat het invloed heeft op de hoogte van de belasting die betaald moet worden. Vraag dit eventueel na bij de notaris of de Belastingdienst.
Zijn er situaties waarin je geen verklaring van erfrecht nodig hebt?
Je hebt niet in alle gevallen een verklaring nodig. Als er sprake is van een kleine nalatenschap, met weinig bezittingen, geen woning en slechts één erfgenaam, kan een bank ermee akkoord gaan om het saldo vrij te geven zonder verklaring van erfrecht. Bij de Rabobank bijvoorbeeld is het mogelijk om een speciale verklaring in te vullen als het saldo op de rekening lager is dan een bepaald bedrag. Dan lever je een aantal documenten in, zoals een kopie van de overlijdensakte en een ondertekend formulier, en kun je toegang krijgen tot de rekening. Ook een verklaring van executele kan in sommige situaties voldoende zijn. Dat is een apart document waarin staat dat een executeur is benoemd in het testament en dat deze persoon bevoegd is om zelfstandig op te treden. Daarmee kun je bijvoorbeeld de woning verkopen of rekeningen betalen, zonder tussenkomst van de andere erfgenamen. Banken en instanties kunnen overigens zelf bepalen of ze genoegen nemen met een alternatieve verklaring. Daarom is het verstandig om altijd eerst navraag te doen bij de betreffende organisatie. Het kan per bank verschillen hoe soepel ze hierin zijn.
Wat als er bijzondere omstandigheden of conflicten zijn?
Zodra er meerdere erfgenamen zijn, is het belangrijk dat er onderling overeenstemming is over wie wat regelt. In een verklaring van erfrecht kan één erfgenaam worden aangewezen als gemachtigde, zodat die namens iedereen kan handelen. Als er ruzie is of iemand niet wil tekenen, kan de notaris de verklaring pas opstellen als de situatie is opgelost of wettelijk is afgedwongen.
Er kunnen ook andere complicaties zijn. Denk aan erfgenamen die niet bereikbaar zijn of in het buitenland wonen. Dan duurt het langer voordat de notaris alle informatie verzameld heeft. Bij twijfel over de geldigheid van een testament, of als een erfgenaam het er niet mee eens is, kan het zelfs tot juridische procedures leiden. Als er een fout zit in de verklaring, moet de notaris een aanvulling of correctie doen. Dit is niet zomaar geregeld, zeker niet als de fout al gevolgen heeft gehad voor de afhandeling. Daarom is het belangrijk dat alle informatie klopt voordat de verklaring wordt afgegeven. Een eenmaal afgegeven verklaring kan niet zomaar worden ingetrokken, behalve als er aantoonbaar sprake is van een fout of misleiding.
Hoe gaan banken en instanties om met een verklaring van erfrecht?
Banken accepteren een verklaring van erfrecht als deze is opgesteld door een erkende notaris. Daarbij gelden wel aanvullende voorwaarden. Zo kan de Rabobank bijvoorbeeld vragen om kopieën van identiteitsbewijzen van de erfgenamen of aanvullende formulieren die door alle betrokkenen ondertekend moeten worden.
De Belastingdienst vraagt niet standaard om de verklaring, maar kan het wel opvragen in het kader van de aangifte erfbelasting. Zeker als er meerdere erfgenamen zijn of een executeur die optreedt namens de groep, is het handig om het document direct mee te sturen. Andere instanties, zoals pensioenfondsen, verzekeraars of woningcorporaties, willen ook vaak zekerheid over wie bevoegd is om zaken af te handelen. Je hoeft de verklaring meestal niet apart te registreren. De notaris bewaart het originele document en je krijgt zelf een gewaarmerkt exemplaar mee. Bij gebruik van een online notaris krijg je vaak een digitale versie die je gemakkelijk kunt doorsturen naar de instanties die daarom vragen.