Heb je een notariële akte nodig, maar weet je niet waar je moet beginnen? Een notariële akte aanvragen doe je bij de notaris die de akte heeft opgesteld, of via het Kadaster als het gaat om een eigendomsakte. In de meeste gevallen is het proces eenvoudiger dan je denkt, maar het hangt wel af van wat voor akte je nodig hebt.
Wat is een notariële akte precies?
Een notariële akte is een officieel document dat een notaris heeft opgesteld en ondertekend. De notaris bevestigt hiermee dat alles klopt: de identiteit van de betrokkenen, de inhoud van de afspraken en de datum. Voorbeelden zijn een koopakte voor een huis, een testament, een samenlevingscontract of een hypotheekakte. Omdat een notaris een onafhankelijke, wettelijk erkende partij is, heeft zo’n akte veel meer juridisch gewicht dan een gewone schriftelijke afspraak.
Wanneer heb je een kopie van een notariële akte nodig?
Je kunt een kopie nodig hebben in verschillende situaties. Denk aan een conflict over een erfenis, een verbouwing waarbij je eigendomsrechten moet aantonen, of een bank die bewijs vraagt van een eerder afgesloten hypotheek. Ook bij verlies of schade aan je originele documenten is een kopie opvragen een logische eerste stap.
Het is goed om te weten dat de originele akte altijd bij de notaris blijft. Wat jij ontvangt, is een officiële kopie, ook wel een “grosse” of “afschrift” genoemd. Beide versies zijn juridisch geldig als bewijs.
Hoe vraag je een notariële akte aan?
De manier waarop je een notariële akte aanvraagt, hangt af van het soort akte en waar die is opgesteld.
- Via de eigen notaris: Is de akte opgesteld door een notaris die je nog kent? Neem dan direct contact op met dat kantoor. Geef aan welke akte je nodig hebt, om welk jaar het gaat en wat je relatie is tot de akte. Je moet je kunnen identificeren. Het kantoor stuurt je dan een officieel afschrift op.
- Via het Kadaster (eigendomsakten): Voor eigendomsakten van woningen en percelen kun je terecht bij het Kadaster. Vanaf circa 19,85 euro kun je een eigendomsakte opvragen via de website van het Kadaster. Je ziet dan wat er officieel is vastgelegd over het eigendom van een bepaald pand of stuk grond.
- Via het Centraal Digitaal Repertorium (CDR): Notariële akten die digitaal zijn opgesteld, worden opgeslagen in het Centraal Digitaal Repertorium. Het opvragen hiervan is beveiligd. De notaris regelt de toegang voor jou als betrokkene.
- Als de notaris er niet meer is: Is het notariskantoor gestopt of overgenomen? Dan zijn de akten doorgaans overgedragen aan een opvolgend kantoor of aan de ring van notarissen in de regio. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) kan je helpen uitzoeken waar de akte naartoe is gegaan.
Praktische checklist: dit heb je nodig bij de aanvraag
Voordat je contact opneemt met de notaris of het Kadaster, is het slim om het volgende bij de hand te hebben:
- Een geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart)
- Het jaar of de periode waarin de akte is opgesteld
- De namen van de betrokken partijen
- Het onderwerp van de akte, zoals een specifiek adres of een overledene
- Eventueel het aktenummer, als je dat ergens hebt teruggevonden
Hoe meer informatie je meegeeft, hoe sneller het kantoor of het Kadaster de juiste akte voor je kan vinden.
Wat kost een notariële akte opvragen?
De kosten verschillen per notariskantoor en per type akte. Voor een eigendomsakte via het Kadaster betaal je vanaf circa 19,85 euro. Voor kopieën via een notariskantoor rekenen de meeste kantoren een vaste vergoeding voor administratiekosten. Informeer altijd van tevoren naar de tarieven, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Hoe lang duurt het?
Bij het Kadaster kun je een eigendomsakte vaak direct digitaal inzien of downloaden. Via een notariskantoor duurt het meestal een paar werkdagen, afhankelijk van hoe oud de akte is en of die al gedigitaliseerd is. Akten van tientallen jaren geleden liggen soms nog in papieren archieven, wat de doorlooptijd iets langer maakt. Reken in dat geval op een week of langer.
Wacht niet te lang met aanvragen
Heb je een notariële akte nodig voor een juridische procedure, een financiering of een erfeniskwestie? Vraag hem dan op tijd aan. Notariskantoren zijn doorgaans behulpzaam, maar verwerking kost tijd. Geef jezelf genoeg ruimte zodat je niet in tijdnood komt op het moment dat je het document echt nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Kan iedereen een notariële akte opvragen?
Nee, niet iedereen kan zomaar een notariële akte opvragen. Je moet een rechtstreeks belang hebben bij de akte, bijvoorbeeld als partij, erfgenaam of gemachtigde. Eigendomsakten via het Kadaster zijn wel voor iedereen opvraagbaar, omdat die informatie openbaar is.
Wat als de notaris failliet is gegaan of gestopt is?
Als een notariskantoor is gestopt, worden de akten overgedragen aan een opvolgend notaris of aan de regionale notarissenvereniging. De KNB kan je in dat geval helpen om uit te zoeken waar de akte is ondergebracht. Je kunt contact opnemen via de website van de KNB.
Wat is het verschil tussen een afschrift en een grosse?
Beide zijn officiële kopieën van een notariële akte. Een grosse is een bijzondere uitvoerbare kopie, herkenbaar aan de woorden “In naam van de Koning” bovenaan. Met een grosse kun je in bepaalde gevallen direct juridische stappen zetten, zonder eerst naar de rechter te hoeven. Een gewoon afschrift is een gecertificeerde kopie voor informatief gebruik.
Kan ik een notariële akte digitaal aanvragen?
Eigendomsakten kun je digitaal aanvragen via de website van het Kadaster. Voor andere akten kun je vaak via e-mail of een online formulier een verzoek indienen bij het notariskantoor. De akte zelf ontvang je dan digitaal of per post, afhankelijk van het kantoor en het type akte.
