De EU-interne markt klinkt gestroomlijnd, maar in de praktijk is een eigen bedrijf openen in een ander Europees land nog altijd een papieren marathon. Of het nu gaat om een filiaal in Duitsland, een aparte BV in België, een SL in Spanje of een SARL in Frankrijk — er moeten documenten over en weer, en de meeste daarvan in vertaalde vorm. Wie dit traject ingaat zonder een goed plan voor de vertalingen, loopt onnodig vertraging op.
Welke documenten worden meestal gevraagd?
Bij oprichting van een buitenlandse rechtsvorm of bij registratie van een Nederlandse vennootschap in het buitenland, vraagt de lokale autoriteit doorgaans om een uittreksel uit de Kamer van Koophandel, de statuten, een akte van oprichting, een uittreksel met bestuurders en aandeelhouders, en soms een verklaring omtrent het gedrag van de bestuurder. Voor de bank waar je een zakelijke rekening wilt openen komen daar nog UBO-verklaringen, identiteitsbewijzen en bewijzen van vestigingsadres bij. Vrijwel al deze stukken moeten in de lokale taal worden aangeleverd, en wel in een beëdigde vertaling. Een gewone vertaling wordt door handelsregisters en banken vrijwel altijd geweigerd, omdat de juridische status van de onderneming op het spel staat.
Statuten: meer dan een tekst, een juridisch raamwerk
De statuten van een vennootschap bevatten alle regels over hoe de onderneming bestuurd wordt, hoe besluiten genomen worden, hoe winst verdeeld wordt en wat er gebeurt bij ontbinding. Een vertaling van de statuten is dus geen simpele tekstuele oefening — elke clausule moet juridisch correct overkomen in de doeltaal. Termen als “bestuurder”, “raad van commissarissen” of “algemene vergadering” hebben in andere rechtssystemen niet altijd een directe equivalent. Een ervaren juridisch vertaler weet hier raad mee en kiest voor de meest accurate weergave, eventueel met toelichting waar de Nederlandse rechtsvorm afwijkt van die van het bestemmingsland.
Tijdpad en kosten
Voor een set bedrijfsdocumenten — KvK-uittreksel, statuten, oprichtingsakte — moet je rekenen op enkele honderden euro’s aan vertaalkosten, afhankelijk van de talencombinatie en het aantal pagina’s. De doorlooptijd is meestal vijf tot tien werkdagen voor de complete set. Wie via een online aanbieder werkt, kan de hele procedure relatief snel afhandelen: het is mogelijk om online een beëdigde vertaling aan te vragen zonder fysiek bezoek aan een vertaalbureau. Dit scheelt vooral tijd voor wie al in het buitenland is gevestigd of het traject vanuit Nederland start zonder beschikbare uren overdag.
Apostille of legalisatie: vaak ook nodig
Voor gebruik in een ander EU-land moet het brondocument vaak ook geapostilleerd worden voordat de vertaling wordt gemaakt. Voor het KvK-uittreksel kan dit bij de rechtbank, voor notariële akten via de notaris en de rechtbank. De volgorde luistert nauw: eerst de apostille, dan de vertaling. De vertaler neemt de tekst van de apostille mee in de vertaling, zodat ook deze geldig is in het bestemmingsland. Wie buiten de EU een vestiging opent — bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk na de Brexit, of in Zwitserland — krijgt te maken met aanvullende eisen rond legalisatie en consulaire stempels. Het is verstandig om bij grensoverschrijdende ondernemingsplannen een gespecialiseerde adviseur of advocaat in te schakelen die het traject goed kent. Goede vertalingen zijn een onmisbaar onderdeel, maar slechts één radertje in een groter geheel.
