Een notariële akte is een officieel document dat een notaris opstelt en ondertekent. Je komt het tegen bij grote, belangrijke momenten in je leven: het kopen van een huis, het opstellen van een testament of het oprichten van een bedrijf. Niet iedereen weet precies wat zo’n document inhoudt, hoe het werkt en wanneer je het nodig hebt. Dat lees je hier op een rustige, begrijpelijke manier.
Wat een notariële akte precies is
Een notaris is een onafhankelijke, door de overheid aangestelde juridische professional. Wanneer die een officieel document opstelt en ondertekent, heet dat een notariële akte. Zo’n document heeft een sterke rechtskracht. Dat betekent dat de inhoud ervan als vaststaand wordt beschouwd, tenzij iemand het tegendeel bewijst. Een gewone onderhandse overeenkomst, die je zelf opstelt en ondertekent, heeft die kracht niet. Het verschil zit hem in de zekerheid: een door de notaris opgesteld stuk biedt alle betrokken partijen een stevige juridische basis. De notaris controleert de identiteit van iedereen die tekent, legt de afspraken nauwkeurig vast en bewaart het originele document zorgvuldig.
Wanneer je verplicht bent een notaris in te schakelen
Bij sommige rechtshandelingen schrijft de wet voor dat je een notaris moet inschakelen. Het kopen van een woning is het bekendste voorbeeld. De overdracht van een huis of appartement is pas geldig als die via een officiële transportakte bij de notaris is gepasseerd. Datzelfde geldt voor het vestigen van een hypotheek: ook dat wordt vastgelegd in een aparte hypotheekakte. Verder is een notaris verplicht bij het oprichten van een besloten vennootschap, het opstellen van een samenlevingscontract met bepaalde afspraken en bij sommige vormen van een testament. In andere gevallen is het niet verplicht, maar wel verstandig. Denk aan schenkingen van grote bedragen of ingewikkelde erfenisafspraken. Door zo’n afspraak bij de notaris te laten vastleggen, voorkom je later discussies.
Hoe het proces bij de notaris verloopt
Voordat je bij de notaris aan tafel zit, doet het kantoor uitgebreid onderzoek. Bij een woningkoop controleert de notaris bijvoorbeeld of de verkoper echt de eigenaar is, of er schulden op het pand rusten en of er bijzondere afspraken in het kadaster staan. Daarna stelt de notaris een concept van het document op, dat je van tevoren kunt lezen en bespreken. Op de dag van het tekenen leest de notaris de belangrijkste onderdelen voor en beantwoordt vragen. Alle aanwezigen tekenen het stuk, waarna de notaris als laatste zijn of haar handtekening zet. Op dat moment is de akte officieel. Bij een woningkoop meldt de notaris de overdracht daarna aan het kadaster, zodat de nieuwe eigendomssituatie publiekelijk bekend is. Een afschrift van het getekende document krijg je zelf mee of toegestuurd.
Een kopie opvragen en kosten
Het origineel van een notarieel stuk bewaard de notaris zelf, soms tientallen jaren lang. Wil je een kopie opvragen van een document dat je eerder hebt getekend, dan kun je contact opnemen met het notariskantoor waar de akte is opgesteld. In Nederland zijn akten ook terug te vinden via het kadaster, zeker als het gaat om eigendomsoverdrachten of hypotheken. In België bestaat daarvoor de Notariële Aktenbank, ook wel NABAN genoemd, waar je digitaal een kopie kunt aanvragen. Wat de kosten betreft: die verschillen per soort document en per kantoor. Een notaris rekent een honorarium voor zijn of haar werk, aangevuld met vaste wettelijke tarieven voor bepaalde handelingen. Bij een woningkoop komen daar ook overdrachtsbelasting en kadasterkosten bij. Het is slim om van tevoren een offerte op te vragen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Veelgestelde vragen
Is een notariële akte altijd verplicht bij een erfenis?
Een notariële akte is bij een erfenis niet altijd verplicht, maar vaak wel nuttig. Een testament moet verplicht bij de notaris worden opgesteld om geldig te zijn. Bij de afwikkeling van een nalatenschap is soms een verklaring van erfrecht nodig, en ook die wordt door een notaris opgesteld. Zonder dit document kunnen erfgenamen vaak geen toegang krijgen tot bankrekeningen of andere bezittingen van de overledene.
Wat is het verschil tussen een akte en een contract?
Een contract of overeenkomst kun je in principe zelf opstellen en ondertekenen, zonder tussenkomst van een notaris. Zo’n document heet een onderhandse akte. Een notariële akte is opgesteld én ondertekend door een notaris en heeft daardoor een sterkere bewijskracht. Bij een notariële akte staat wettelijk vast dat de inhoud klopt, tenzij het tegendeel wordt bewezen. Dat is bij een gewoon contract niet zo.
Hoe lang bewaart een notaris een origineel document?
Notarissen zijn wettelijk verplicht om de originelen van de door hen opgestelde documenten langdurig te bewaren. In de meeste gevallen gaat het om minimaal tien jaar, maar voor bepaalde stukken zoals testamenten geldt een bewaartermijn van dertig jaar of langer. Sluit een notariskantoor, dan gaan de archieven over naar een andere notaris of naar een officieel notarieel archief.
Kan ik zelf kiezen welke notaris ik gebruik?
Je mag in de meeste gevallen zelf een notaris kiezen. Bij een woningkoop spreken koper en verkoper soms samen af welk kantoor de akte opmaakt, maar de koper heeft wettelijk gezien het recht om zelf een notaris aan te wijzen. Het loont om tarieven te vergelijken, want die kunnen per kantoor verschillen, zeker voor de werkzaamheden waarover de notaris vrij is in zijn of haar prijsstelling.
